火災に関するお詫び状の書き方とマナー　文例を選んで簡単に１枚から即日印刷・当日発送可

火災 A（再発防止策の徹底１）お詫び状 例文#1

拝啓　○月○日に発生した弊社工場の火災では　皆様方に多大なるご迷惑をおかけいたましたこと　深くお詫び申し上げます 幸いにして怪我人もなく　被害は工場の一部焼失にとどまりました 只今復旧中ですが　今後は再発防止策を徹底したうえで　運転再開いたしますのでご理解とご協力をお願いいたします 何とぞ今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちましてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　令和○年○月○日 　　　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　代表取締役　○○　○○

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A4三つ折り

火災 B（再発防止策の徹底２）お詫び状 例文#2

拝啓　このたびは弊社工場の不注意より火災を起こし　貴社に多大なご迷惑をおかけしましたこと　衷心よりお詫び申し上げます 今後は再発防止の徹底を図り　二度とこのような事故をおこさないように十分に配慮してまいります 再開までは　今しばらくお時間を頂戴いたしますが　再開後は急ピッチで遅れを取り返してまいりますので 今後も引き続きご支援くださいますようお願い申し上げます 本来であれば参上してお詫びを申し上げるべきところでございますが 諸事に取り紛れ　失礼ながら書面にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　令和○年○月○日 　　　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　代表取締役　○○　○○

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A4三つ折り

火災のお詫び状 文章構成と書き方

お詫び状について

クライアントや取引先に過失を謝罪し、損害やご迷惑に対するご迷惑に対するお詫びをします。
誠意ある言葉で事態への反省を伝えるとともに、再発防止に向けた取り組みや対処方法について説明するようにします。
対面や電話などの謝罪とは別に、あらためてお詫び状を送ると良いでしょう。

１頭語・結語

頭語（拝啓など）・結語（敬具など）には基本的なセットがあります。
「拝啓-敬具」「謹啓-謹白」の何れかをセットで使うのが一般的です。「拝啓−敬具」がもっとも一般的なもので、「謹啓-謹白」はあらたっまた表現となります。

２お詫びの言葉

まず、「ご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ありませんでした」など、お詫びの言葉

必要に応じてはその時の状況やミスの原因も説明できれば、お詫びとして腑に落ちやすいと思います。
もし、原因が解明していない状態であれば、調査中とし、後日改めて原因を伝えるようにしましょう。
とにかく事実を伝えることが重要です。

３反省と相手の寛容に対する感謝

「もう少し〜していれば」「自覚・チェックが足りなかった」
「取り返しのつかないことをしてしまったと深く反省しております」

などの悔いとともに「お叱りをいただいたこと」「謝罪を受け入れて下さったこと」への妥当性や、場合によっては感謝を述べます。 相手に非が無いことを明確にし、心からの詫びを示しめします。

４再発防止の誓いと取り組み

「今後は二度とこのようなご迷惑をおかけすることのないよう万全を〜」
「今後は気を引き締めて精進して参ります」

など、これからミスを繰り返さないことを誓う決意を表しましょう。
トラブルの原因次第では「チェック体制を拡充し」「作業工程を見直し」などの、再発防止策にも触れておくと今後の取引上の不安が減らせると思います。

６郵送での略儀にお詫び

郵送時は「本来なら直接訪問して挨拶すべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」等の形式的な一言で大丈夫です。
場合によっては、「後日改めてお詫びに伺いますが〜」として、取り急ぎのお詫びとする場合もあります。

７日付・差出人

お詫び状は【月】までではなく、書いた【日】を記入します（例：令和○年○月○日）
会社名と担当者までを差出人とするのが一般的です。

火災のお詫び状を送る時期（タイミング）はいつ？

早く出すことが重要

お詫び状は、トラブルが発生したらできるだけ早く出すことが肝心です。
自社にミスがあるか明確でない場合は、明確になるまで出す必要はありませんが、もし自社が原因であると判明したら、すぐに送る必要があります。

現実的な流れとタイミング

現実的な流れとしてトラブル発生時は、まずは担当者、責任者による対面もしくは電話での謝罪が行われ、一旦解決を図るはずです。
お詫び状は、改めての謝罪と原因、今後の対策を明記するための手段ですので、それらに先んじて出すことはありません。
もし、自社に非がない場合に安易に謝罪をしてしまうと、自社の立場を不利にする可能性があります。
お詫びは自社に原因があったと明確になってからすぐに出しましょう。

火災のお詫び状ワンポイント（マナー・注意事項）

はがき・封書の使い分け

相手に正式に謝罪するお詫び状は封書が一般的です。
お詫び状といっても、取引上の変更点や案内とともに形式的な謝罪を伝えるお詫び状であれば形式は問いません。
トラブルや過失によって、相手の許しを請うお詫び状は、封筒付き挨拶状を使いましょう。

わかりやすく正しく原因を説明する

お詫び状はこちらの非を認める正式な文書です。言い逃れや嘘は書かないように注意してください。
責任を軽く見る（見せる）ような弁解や、一方的な釈明をしないようにしましょう。
原因や経緯など顛末を簡潔にわかりやすく説明する姿勢が大切です。

トラブルの原因究明と再発防止

お詫び状は大抵の場合、双方の合意にてトラブルが収束へ向かう時点で出すことになると思います。
言わば、トラブルのおさらい的な役目を果たすことになりますので、今後の再発防止に向けた原因究明と防止策を提示して、二度と同じトラブルは起こらないという安心をお約束する役目もあります。
引き続き取引して頂くために、真摯な謝罪とともに、具体的で効果的な解決策を提示するようにしましょう。

責任者名義で出します（担当者の連絡先も忘れずに）

謝罪に際し、担当者レベルでやりとりしていたとしても、「お詫び状」ということになれば会社として謝罪することになりますので、責任者の了承を取ってから会社の代表もしくは責任者の名義で出すことになります。
また、実際のやりとりを行った窓口となる担当者がいる場合には、担当者の名前と連絡先も入れておくとよいでしょう。