事務所移転案内（挨拶状）挨拶文テンプレート　はがきの書き方マナー・添削もお任せ

事務所移転挨拶状の書き方・基本構成

挨拶状の要点

事務所移転の挨拶状は、取引先や関係者に移転後の住所や連絡先を知らせると同時に、これまでの感謝と今後の関係継続をお願いする正式なビジネス文書です。
単なる住所変更の通知に留まらず、信頼関係を維持するための「礼儀」として位置づけられています。
正しいマナーで敬意を示すことが大切です。

事務所移転挨拶状の基本的な文章構成

1. 頭語・結語
2. 時候の挨拶・相手を気遣う言葉
3. 日頃のお礼の言葉
4. 事務所移転のお知らせ（経緯なども）
5. 今後の抱負とお力添えのお願い
6. 日付・差出人
7. 移転先の詳細（別記すると分かりやすい）

１頭語・結語

頭語（拝啓など）・結語（敬具など）には基本的なセットがあります。
「拝啓-敬具」「謹啓-謹白」の何れかをセットで使うのが一般的です。「拝啓−敬具」がもっとも一般的なもので、「謹啓-謹白」はあらたっまた表現となります。

２時候の挨拶

時候の挨拶は、その時期・気候などにあわせて選ぶとよいでしょう。暦を見て時期に当てはまっていれば使える「二十四節気」からくる時候の挨拶のほか、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という季節を問わないオールマイティーな時候の挨拶もあります。
≫時候の挨拶一覧表（別タブ）

◆相手を気遣う言葉

時候の挨拶に続けて「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と、このまま使うのがお勧めです。
「ご清祥」や「ご繁栄」などもありますが、個人・法人問わず使える「ご清栄」がオールマイティです。

３日頃のお礼の言葉

「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」と、このままで大丈夫です。
ビジネス挨拶状は「会社」と「会社」の挨拶ですので、日頃のお付き合いに感謝を述べてから本題に入るのがマナーとなります。

４事務所移転のお知らせ

会社・事務所の移転をお知らせします。移転の経緯や動機などを添えると、今後の期待につながるなどの効果も期待できます。新住所・電話番号・業務開始日などの詳細には、「左記のとおり」として別記します。

さて　この度　弊社は左記のとおり移転することとなりました

さて　この度　弊社では業務拡大に伴い左記のとおり事務所移転することとなりました

５今後の抱負とお力添えのお願い

抱負と今後のお願いは以下のように連続したフレーズにすることが多いです。

〓具体的な例例 〓
新しい事務所にて　気持ちを新たに業務に邁進する所存ですので
何とぞ今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます

〓 幅広く使える例 〓
今後も皆様のご期待に添えますよう努力してまいりますので
何卒ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます

６日付・差出人

日付は、挨拶状を差し出す【月】までを記入します（例：令和○年○月）
会社名と代表取締役までを差出人とするのが一般的です。

◆郵送での略儀にお詫び

郵送時は「本来なら直接訪問して挨拶すべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」等の形式的な一言で大丈夫です。

７移転先は別記するのがお勧め

移転先や移転日など、移転の詳細は以下のように「記書き」として整理して書くと、読みやすく相手に分かりやすく伝えることができます。

　　　　　記
新住所　　〒171-0014 東京都豊島区池袋2-37-1
電話番号　03-0000-0000
ＦＡＸ　　03-1111-1111
業務開始　令和○年○月○日（○曜日）

事務所移転の挨拶状は誰に出す？

お付き合いのある皆様へ

日頃から付き合いのある取引先や関係会社などに広く送ると良いでしょう。 取引のある会社（納品・仕入れ等）や、金融機関、税理士などの顧問、業務委託先などが主要なところですが、ある程度さかのぼって取引実績のある会社なども忘れないようにしましょう。

出し忘れに注意

最も困るのは郵便物が届かなかったり、移転前の住所に間違えて訪問してしまったりするトラブルが起こってしまうことです。
一度、トラブルになってしまえば、取引先からの信用も失いかねません。普段から仕事でつながりのある相手には、全員忘れず伝えるべきといえるでしょう。

事務所移転の挨拶状を出す時期（タイミング）はいつ？

１ヶ月〜２週間前

１ヶ月前には先方にお知らせするのがマナーですが、遅くとも２週間前には届くようにしましょう。
先方は、挨拶状が届いてから、所在地、納品場所、請求書、納品書など伝票等の情報変更を行わなければなりません。
トラブルを避けるためにも、できるだけ早めに通知できるよう予め準備を開始しましょう。

遅れてしまった場合

ただし、出すのが遅くなってしまった場合でも、出さない方がマシということはありません。
移転直前のご案内であっても、移転後のご案内であっても「移転します」から「移転しました」等に調整したり、差出人住所を「新住所」にしたりして必ず出すようにしましょう。

≫挨拶状を会社で作る事前準備※別タブ

住所録の事前準備⇒挨拶文⇒印刷⇒宛名⇒封入⇒投函までサポート

事務所移転挨拶状の差出住所はどっち？

事前に通知（一般的ケース）

1ヶ月から2週間前に届くような一般的ケースでは、現住所（移転前の住所）で差出します。
ただし、現実には直前になって挨拶状を準備を始める方も多く、差出人住所に対しては多くのご相談をいただいているのが実際のところです。

直前に届きそう

事務所移転の例文では、「業務開始日」または「○月○日より左記住所に」のように、いつから新住所なのかが記載されているはずですので、直前であっても旧住所（移転前の住所）で問題ありません。
しかし、実際に郵便がいつ届くのかは正確に分かりませんので、「もしかすると移転後になってしまうかも…」という心配があるのでれば、新住所（移転後の住所）にしてしまった方が良いかもしれません。
旧住所のまま移転後に届いた場合、「うちへ出し忘れたのかな？」と思われるかも知れません。

≫事務所移転 挨拶状の差出人住所※別タブ

３つのタイミング（出す時期）に分けて考えてみました

事務所移転挨拶状のマナーと注意事項

平素は格別のご高配を賜り〜

前文に続くご挨拶である「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」の一文。取引などでお世話になっている相手への挨拶ですが、事務所移転でも使っていきましょう。
お世話になっている方、これからも取引きやお付き合いをお願いしたい方などへ向けた、正式な挨拶状に相応しいご挨拶の一文です。

句読点（、や。）は使わない

句読点は、古くは文章を上手く読めない人に対する補助的な記号として用いられたため、相手に失礼ということで使われていませんでした。
また、物事がスムーズ、途中で途切れないようにという願い、「縁を切る」などの連想を避けたい意味でも句読点を使わないという風習があります。読点の代わりにはスペース、句点の位置では改行するのが基本です。

段落落し（字下げ）は使わない

一般的な文章では、内容のかたまりをごとに段落で区切って、段落の最初を1文字分下げる「字下げ」のルールがありますが、事務所移転の挨拶状には不要です。
字下げをしない理由は、句読点のときと同じく、毛筆での書き方が慣習として残っている、という説が伝えられています。 そのため、最上段から文章を書きはじめても問題ありません。

誤字・脱字に気を付ける

挨拶文の誤字脱字に注意しますが、事務所移転挨拶状では移転先の新住所、電話番号、業務開始日（日付と曜日もチェック）なども間違えやすいポイントです。
アルファベットのビル名の場合は、スペルミスなど、数人でチェックしないと発見しにくい場合もありますので、特に注意が必要です。 宛名の誤入力にも気を付けましょう（プリントメイトの宛名印刷は１件ずつ目視確認しております）

忌み言葉を使わない

衰退・倒産を連想させる言葉は避けます。損失・悪化を連想させる言葉もタブーです。
●潰れる　●倒れる　●閉じる　●終わる　●耐える　●傾く　●失う　●落ちる　●枯れる　●破れる　●壊れる　●詰まる　●負ける　●苦しい　●さびれる　●朽ちる　●燃える　等
などは、避けた（言い換えた）方が良いでしょう。

≫句読点・頭語結語の詳しい解説※別タブ

会社移転・事務所移転の挨拶状ワンポイント

挨拶状のタイトルを付けましょう

「事務所移転のお知らせ」「本支店のお知らせ」などのタイトルを付けると、一段と分かりやすい挨拶状になります。更に移転先の諸情報を別記することによって、
■「タイトル＋別記」で移転先の確実な案内
■丁寧な挨拶文で皆様への感謝と今後のご厚誼のお願い
と、それぞれを際立たせた挨拶状が完成します。

英語（アルファベット）にはA4挨拶状

A4三つ折り挨拶状は「横書き」にできるため、英語のビル名や社名にはとても便利です。アルファベットを縦書きしたり、縦書きの中に横に寝せて記載するのは、若干読みづらくなります。
長い英語表記がある場合には、ぜひご検討ください。

三つ折りカード挨拶状もご用意できます

事務所移転に加えて、「社長交代の挨拶」「役員改選後の新陣容発表」などもご案内したい場合には、三つ折りカード挨拶状で３面を使った挨拶状も作れます。
（１）前社長の挨拶、（２）新任社長の挨拶、（３）移転先の詳細などを、３面に書き分けられます。

地図を積極利用しましょう

GoogleMapがあるのに必要なのかというご意見はごもっともですが、地図入れにより挨拶状の完成度が上がりますので、好印象に繋がるはずです。
また、文字だけでなく、地図を見てもらうことで「このあたりなのか」と当りが付けて頂くことができます。
場所の周知という意味では十分な効果だと思います。

■範囲や目標物を指定すると見やすくなる
地図の範囲も徒歩を想定した「最寄り駅」以外、車を想定して「この交差点」まで含めたいなどの範囲指定ができます。途中の目標物も「地の利の有るお客様」の情報を盛り込むことで完成度が上がります。
地図には「地下鉄〇〇線Ｃ２出口より徒歩３分」等の道案内を入れることもできます。

■AIには作れない「迷わせない」地図
最近ではAIや地図アプリで簡単に略図が作れますが、それらは往々にして「目印となる建物」の選定が不適切で分かり易いとは限りません。
プリントメイトでは、範囲や目標物をお客様と校正を通じて確認しながら作成していけます。人間の道案内のように「３つめの信号」とか「ローソンを右」等、「地の利」をおさえた地図作成が可能です。

業務拡大など業績に関しては「皆様のおかげ」

業務拡大など業績の好調に伴う移転の際には、「皆様のおかげ」とする挨拶状ならではの”へりくだる”姿勢を忘れないようにしましょう。
もちろん、その功績は自分たちの努力の結果ですが、あくまで「皆様のご支援」なくしてはという「敬意をはらう姿勢」を示し、今後のご支援やご厚誼をお願いするというのが挨拶状の目的でもあります。
※打ち合わせスペースができた、駅から近くなったなどの相手のメリットにも触れていくと良いでしょう。

祝い花おまとめサービス

祝い花のセレクト、設置から撤去までを請けをってくれるなど便利なサービスももあるようです。挨拶状に印刷したQRコードから、祝い花の申し込みを行うことができる仕組みもあるようです。

お祝いへのお礼を忘れずに

事務所移転のお知らせしたら、祝い花などのお祝いが贈られてくることがあります。このような祝意にはマナーに沿ったお礼が大切です。
直ちに電話などでのお礼することも重要ですが、お礼状で丁寧なご挨拶をすると非常に好印象になります。
今後の信頼関係継続のためにも、お礼状でしっかりとしたご挨拶をしておきましょう。

≫移転祝いへのお礼状 文例集※別タブ