役員改選の挨拶状 マナー解説と書き方メニュー
役員改選挨拶状の書き方・基本構成
挨拶文の要点
役員改選の挨拶状は、株主総会や取締役会にて役員改選があったこと、それぞれが就任して新体制になったことを正式にお知らせするものです。
これからの抱負と決意を表明するとともに、新体制(新役員)へのご支援、今後の厚誼を謹んでお願いするのが役員改選挨拶状の目的です。
役員改選挨拶状の基本的な文章構成
- 頭語・結語
- 時候の挨拶・相手を気遣う言葉
- 日頃のお礼の言葉
- 役員改選の報告
- 今後の抱負とお力添えのお願い
- 日付・差出人
- 新役員の詳細(別記します)
1頭語・結語
頭語(拝啓など)・結語(敬具など)には基本的なセットがあります。
「拝啓-敬具」「謹啓-謹白」の何れかをセットで使うのが一般的です。「拝啓−敬具」がもっとも一般的なもので、「謹啓-謹白」はあらたっまた表現となります。
2時候の挨拶
時候の挨拶は、その時期・気候などにあわせて選ぶとよいでしょう。暦を見て時期に当てはまっていれば使える「二十四節気」からくる時候の挨拶のほか、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という季節を問わないオールマイティーな時候の挨拶もあります。
≫時候の挨拶一覧表(別タブ)
◆相手を気遣う言葉
時候の挨拶に続けて「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と、このまま使うのがお勧めです。
「ご清祥」や「ご繁栄」などもありますが、個人・法人問わず使える「ご清栄」がオールマイティです。
3日頃のお礼の言葉
「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」と、このままで大丈夫です。
ビジネス挨拶状は「会社」と「会社」の挨拶ですので、日頃のお付き合いに感謝を述べてから本題に入るのがマナーとなります。
4役員改選の報告
役員改選を行ったことをに知らせます。株主総会や取締役会を経て役員改選を行ったという説明を加えることもできます。また、新役員の陣容については、「左記のとおり」として別記します。
さて このたび 弊社では役員改選を行い
左記のとおり新役員が選任され それぞれ就任いたしました
さて 弊社では○月○日開催の臨時株主総会および取締役会にて
新役員が選任され 左記のとおり就任いたしましたのでお知らせ申し上げます
5今後の抱負とお力添えのお願い
抱負と今後のお願いは以下のように連続したフレーズにすることが多いです。
〓 シンプルな例 〓
何卒ご高承のうえ 一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます
〓 幅広く使える例1 〓
つきましては 新体制のもと社員一丸となって社業発展に尽くしてまいりますので
何とぞ倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
〓 幅広く使える例2 〓
皆様のご期待にお応えできますよう 社業発展に努めてまいる所存ですので
一層のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
6日付・差出人
日付は、挨拶状を差し出す【月】までを記入します(例:令和○年○月)
会社名と代表取締役までを差出人とするのが一般的です。
◆郵送での略儀にお詫び
郵送時は「本来なら直接訪問して挨拶すべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」等の形式的な一言で大丈夫です。
7新体制は分かりやすく別記します
新たに就任した役員の布陣は、記書きとして別記します。新たな役職と氏名、その下に(前専務取締役)(新任)(重任)など、どのように変わったのかを記載すると分かりやすいと思います。
退任した取締役については、一覧とは別に「なお 取締役 ○○○○は退任いたしました 在任中賜りましたご厚誼に深くお礼申し上げます」などのご挨拶があると良いかもしれません。
役員改選挨拶状を送る時期(タイミング)はいつ?
就任から1週間以内が理想的
役員改選・役員就任の挨拶状は、就任後に可能な限り速やかに送る必要があります。
就任後1週間以内が理想的なマナーとされていますので、株主総会・取締役会での決議後すぐに準備をしましょう。
遅くとも一ヶ月以内に発送できれば遅くなり過ぎた感じにはなりません。
事前に作り始めて、就任日に合わせて投函
一番良いのは、事前に準備を始めて挨拶状が完成した状態で就任日を待ち、就任日に合わせて投函するというスケジュールです。挨拶状の完成日以降であれば、投函日を予約できますのでリクエストください。
住所録の整理、挨拶文の選定など、事前準備にも時間がかかります。宛名に不備が発見された場合は、お問い合わせなどで時間がかかる場合もありますので早めのご注文をお勧めします。
「吉日」などのへの配慮もマナー
投函日までの余裕があれば、今後の更なる発展を祈念し「大安や一粒万倍日」などの吉日に出すとよいと思います(投函日を指定できますのでご利用ください)
縁起の良い日(吉日)を選んで出すという、挨拶状特有の習慣も意識しながら新体制の安泰を願というのもマナーのひとつです。
≫挨拶状を会社で作る事前準備※別タブ
住所録の事前準備⇒挨拶文⇒印刷⇒宛名⇒封入⇒投函までサポート
A4三つ折り挨拶状で出す場合
A4三つ折り挨拶状もご用意
A4用紙を三つ折りにして長3封筒に入れる「A4三つ折り挨拶状」は、ビジネスライクかつフォーマルな通知やご案内に適しています。
上質紙(一般的な用紙)のほか、高級感のある大礼紙、伝統的な奉書紙、アラベール(上質なファインペーパー)などがお選びいただけます。
【封筒付きカード挨拶状が多数派】
■右面で役員改選の報告とともに今後の支援をお願いする挨拶文
■左面で新役員の布陣を一覧で報告
役員改選挨拶状ではこのよう構成で、2つ折りカード挨拶状を選択されるのが多数派ですが、スタイル的にA4挨拶状を好まれる方も多くいらっしゃいます。
挨拶状レイアウト
タイトル・本文・書名(+別記等)で構成される一般的な挨拶状レイアウトです。
封筒付きカード挨拶状と同様の構成・マナーでご挨拶きます。(A4挨拶状の方がビジネスライクな印象)
■挨拶状レイアウトの特徴
・楷書体・句読点なし
・段落無し
・横書きですが、挨拶状本来のマナーを踏まえた書き方
■挨拶状レイアウトなら
・横書きなので数字やアルファベットが読みやすい
・5枚組まで対応できます
などの使い方もできますので、状況に合わせてお使いください。
ビジネス文書レイアウト
「前付け」と呼ばれるヘッダー部分があるのが特徴、業務的な通知・お知らせ・ご案内に適しています。
会社からの一斉通知向けで、礼儀を正したご挨拶(いわゆる社交文書)は向きません。
■ビジネス文書レイアウトの特徴
・明朝体・句読点あり
・段落有り・無し(文章による)
・左上に「○○各位」から始まるスタイル
■ビジネス文書レイアウトなら
・横書きなので数字やアルファベットが読みやすい
・5枚組まで対応できます
などの使い方もできますので、状況に合わせてお使いください。
役員改選挨拶状のマナーと注意事項
平素は格別のご高配を賜り〜
前文に続くご挨拶である「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」の一文。取引などでお世話になっている相手への挨拶ですが、役員改選でも使っていきましょう。
お世話になっている方、会社として取引きやお付き合いをお願いしたい方などへ向けた、正式な挨拶状に相応しいご挨拶の一文です。
句読点(、や。)は使わない
句読点は、古くは文章を上手く読めない人に対する補助的な記号として用いられたため、相手に失礼ということで使われていませんでした。
また、物事がスムーズ、途中で途切れないようにという願い、「縁を切る」などの連想を避けたい意味でも句読点を使わないという風習があります。読点の代わりにはスペース、句点の位置では改行するのが基本です。
段落落し(字下げ)は使わない
一般的な文章では、内容のかたまりをごとに段落で区切って、段落の最初を1文字分下げる「字下げ」のルールがありますが、役員改選の挨拶状には不要です。
字下げをしない理由は、句読点のときと同じく、毛筆での書き方が慣習として残っている、という説が伝えられています。
そのため、最上段から文章を書きはじめても問題ありません。
誤字・脱字に気を付ける
挨拶文の誤字脱字に注意しますが、役員改選挨拶状には新役員の布陣など、人名がたくさん記載されます。
氏名には、同じ読みで異なる漢字をあてるものも少なくありませんので、特に確認が必要です。
人名は誤変換しやすいので、注意深く確認するようにしましょう。原稿は、役員皆様に確認してもらうことをお勧めします。
宛名の誤入力にも気を付けましょう(プリントメイトの宛名印刷は1件ずつ目視確認しております)
忌み言葉を使わない
衰退・倒産を連想させる言葉は避けます。損失・悪化を連想させる言葉もタブーです。
●潰れる ●倒れる ●閉じる ●終わる ●耐える ●傾く ●失う ●落ちる ●枯れる ●破れる ●壊れる ●詰まる ●負ける ●苦しい ●さびれる ●朽ちる ●燃える 等
などは、避けた(言い換えた)方が良いでしょう。
≫句読点・頭語結語の詳しい解説※別タブ
役員改選の挨拶状ワンポイント
退任した役員のお知らせ
別記に記載する新役員布陣に続けて(副文として)、退任した役員のお知らせと、在任中のお礼を添えます。
なお 取締役 山田太郎は退任いたしました
在任中に賜りましたご厚情に深くお礼申し上げます
尚 取締役 山田太郎 取締役 鈴木一郎は退任いたしました
新任・重任・前取締役などの表記
別記の役員布陣に変更前のポジションを添えて、体制変更の概要を分かりやすくすることができます。
〓 重任まで入れる例 〓
代表取締役社長 山田太郎(前取締役)
取締役 鈴木一郎(新任)
取締役 田中和男(重任)
※再任・重任について:引き続き同じ役職に就くことを「重任」とし、一度離れて再登板することを「再任」として区別されています。
〓 重任を省く例 〓
代表取締役社長 山田太郎(前取締役)
取締役 鈴木一郎(新任)
取締役 田中和男
※重任の場合は、ポジションの変更を一見して分かりやすくするために、(重任)を省くことが多いです。
三つ折りカード挨拶状もご用意できます
「役員改選後の新陣容発表」に加えて、「社長交代に伴う新旧社長のの連名挨拶」であるとか、「役員改選」と併せて「社名変更」や「事務所移転」を行う場合に適した、三つ折りカード挨拶状を使うこともできます。
(1)前社長の挨拶、(2)新任社長の挨拶、(3)新役員の布陣を、それぞれの面に書くことができます。
相手への敬意が伝わる言葉選びをしましょう
挨拶状は、本来ならば伺って挨拶すべきところを、手紙をもって省略させてもらう目的をもっています。
謙虚な姿勢をもつことはとても大切で、それを「皆様のご期待に添う」「もてる能力を出し切り」などの言葉を使って誠意のある文面になるようにしましょう。
お祝いへのお礼を忘れずに
役員改選・就任のお知らせしたら、お祝い状や祝い花が贈られてくることがあります。このような祝意にはマナーに沿ったお礼が大切です。
直ちに電話などでのお礼することも重要ですが、お礼状で丁寧なご挨拶をすると非常に好印象になります。
今後の信頼関係継続のためにも、お礼状でしっかりとしたご挨拶をしておきましょう。
≫就任祝いへのお礼状 文例集※別タブ