謝恩会のご案内をお知らせする文例　卒業生・保護者向け・先生宛ての案内文あり

同窓会の案内状 書き方・基本構成

同窓会案内状の基本的な文章構成

1. 頭語・結語
2. 時候の挨拶・相手を気遣う言葉
3. 謝恩会のお知らせ・出席のお願い
4. 日付・差出人
5. 謝恩会の詳細（別記します）

１頭語・結語

頭語（拝啓など）・結語（敬具など）には基本的なセットがあります。
「拝啓-敬具」「謹啓-謹白」の何れかをセットで使うのが一般的です。「拝啓−敬具」がもっとも一般的なもので、「謹啓-謹白」はあらたっまた表現となります。

２時候の挨拶

時候の挨拶は、その時期・気候などにあわせて選ぶとよいでしょう。暦を見て時期に当てはまっていれば使える「二十四節気」からくる時候の挨拶のほか、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という季節を問わないオールマイティーな時候の挨拶もあります。
≫時候の挨拶一覧表（別タブ）

◆相手を気遣う言葉

時候の挨拶に続けて「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と、このまま使うのがお勧めです。
「ご清祥」や「ご繁栄」などもありますが、個人・法人問わず使える「ご清栄」がオールマイティです。

３謝恩会のお知らせ・出席のお願い

以下の例のように、謝恩会を開催するお知らせとと当日の出席をお願いします。

このたび　卒業生とその父母が集い
お世話になりました先生方に感謝を伝える謝恩会を催したいと思います

４日付・差出人

日付は、挨拶状を差し出す【月】までを記入します（例：令和○年○月）
幹事を差出人とするのが一般的です。

５謝恩会の詳細（別記します）

謝恩会の詳細は別記でインフォメーションします。情報は項目に分けて書くなど、一見して分かりやすくしましょう。

■謝恩会の詳細

・開催日時（午前・午後や曜日も明記）
・開催場所（会場名・住所・電話番号・地図など）
・連絡先（電話番号もあると丁寧です）
・会費（会費を集める場合は明記）
・出欠の確認（出欠の確認を求める場合、返信方法、期日を明記）
※持ち物・ドレスコードなどがあればそれも記載

を案内しましょう。

同窓会の案内状を送る時期（タイミング）はいつ？

１ケ月〜２ケ月前には届くように

一般的に出席・欠席の返事が必要であれば、開催日の2ヶ月前には届いているのが理想です。 相手のスケジュール調整などを考えて、遅くとも1ヶ月前には届くようにします。
出欠に応じて謝恩会の準備を進めるため、余裕のある期日での返信をお願いしたいという、こちらの都合もありますので早めに手配しましょう。

事前連絡しておくのも

招待状を出すのがやや遅くなった場合や、開催が連休と重なる場合などは、案内状を出す前に事前連絡して予定を心づもりし頂くと丁寧かも知れません。

A4三つ折り案内状で出す場合

A4三つ折り案内状もご用意

A4用紙を三つ折りにして長3封筒に入れる「A4三つ折り案内状」は、ビジネスライクかつフォーマルな通知やご案内に適しています。
上質紙（一般的な用紙）のほか、高級感のある大礼紙、伝統的な奉書紙、アラベール（上質なファインペーパー）などがお選びいただけます。

案内状レイアウト

タイトル・本文・書名（＋別記等）で構成される一般的な案内状レイアウトです。
封筒付きカード案内状と同様の構成・マナーでご挨拶きます。（A4案内状の方がビジネスライクな印象）

■挨拶状レイアウトの特徴
・楷書体・句読点なし
・段落無し
・横書きですが、挨拶状本来のマナーを踏まえた書き方
■挨拶状レイアウトなら
・横書きなので数字やアルファベットが読みやすい
・５枚組まで対応できます
などの使い方もできますので、状況に合わせてお使いください。

ビジネス文書レイアウト

「前付け」と呼ばれるヘッダー部分があるのが特徴、業務的な通知・お知らせ・ご案内に適しています。
会社からの一斉通知向けで、礼儀を正したご挨拶（いわゆる社交文書）は向きません。

■ビジネス文書レイアウトの特徴
・明朝体・句読点あり
・段落有り・無し（文章による）
・左上に「○○各位」から始まるスタイル
■ビジネス文書レイアウトなら
・横書きなので数字やアルファベットが読みやすい
・５枚組まで対応できます
などの使い方もできますので、状況に合わせてお使いください。

謝恩会 案内状のマナーと注意事項

句読点（、や。）は使わない

句読点は、古くは文章を上手く読めない人に対する補助的な記号として用いられたため、相手に失礼ということで使われていませんでした。 また、物事がスムーズ、途中で途切れないようにという願い、「縁を切る」などの連想を避けたい意味でも句読点を使わないという風習があります。読点の代わりにはスペース、句点の位置では改行するのが基本です。

段落落し（字下げ）は使わない

一般的な文章では、内容のかたまりをごとに段落で区切って、段落の最初を1文字分下げる「字下げ」のルールがありますが、謝恩」会の案内状には不要です。
字下げをしない理由は、句読点のときと同じく、毛筆での書き方が慣習として残っている、という説が伝えられています。 そのため、最上段から文章を書きはじめても問題ありません。

誤字・脱字に気を付ける

挨拶文の誤字脱字にも気を付けますが、相手の名前・住所は間違えないように、複数人でのチェックなど細心の注意を払う必要があります。（プリントメイトの宛名印刷は１件ずつ目視確認しております）

忌み言葉を使わない

衰退・倒産を連想させる言葉は避けます。損失・悪化を連想させる言葉もタブーです。
●潰れる　●倒れる　●閉じる　●終わる　●耐える　●傾く　●失う　●落ちる　●枯れる　●破れる　●壊れる　●詰まる　●負ける　●苦しい　●さびれる　●朽ちる　●燃える　等
などは、避けた（言い換えた）方が良いでしょう。

≫句読点・頭語結語の詳しい解説※別タブ

謝恩会の案内状ワンポイント

会場配布のMAPも同封可能

会場がホテルなどの場合には、予めホテル側が地図を用意していることも多いでしょう。
その地図を招待状に同封することもできます（要別送）。
交通手段や駐車場など、ゲストに向けた詳細なご案内ができるため丁寧な印象を与えることができます。

イベント内容を簡潔に盛り込む

案内状には、会場名や受付時間、イベント開始・終了時間、お問合せ先などイベントの基本情報を簡潔に記載しましょう。受け手が出席を決めるためになるような必要な情報を明確に伝えることが重要です。当日のプログラムの一部などを盛り込むと、イベントの全体像が理解しやすくなり出席率の向上につながります。

万障お繰り合わせ〜の注意点

“万障お繰り合わせ”は、あらゆる予定を調整し、参加できるよう都合をつけることを意味します。
そのため、「この出席を優先して、必ず参加してくださいね」という非常に強い依頼になりますので注意。

誠に恐縮に存じますが、ご出席お願いします → 忙しいとは思いますが、できれば出席してください

万障お繰り合わせの上、ご出席お願いします → 予定を調整して、必ず出席ください

会員向けの総会など、全員参加を求めたい場合に適しています。会合の趣旨や出席者など、場面を選んで使いましょう。

選んで注文できる「返信はがき」

返信はがきは注文画面で選ぶことができます。記載内容のアレンも可能ですので必要事項をご記入ください。
「近況報告をお願いいたします」「欠席の方は、ぜひ近況をお聞かせ下さい」なども入れることもできます。