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退職挨拶状の書き方・基本構成

退職挨拶状の文章構成

1. 頭語・結語
2. 時候の挨拶・相手を気遣う言葉
3. 退職の報告とこれまでの感謝
4. 今後の抱負とお力添えのお願い
5. 郵送での略儀にお詫び
6. 日付・差出人

◆挨拶文の参考に

・ここで得た経験や想い出について、簡素に触れておくのも良いと思います
・今後のお付き合いをお願いする挨拶状でもあります。丁寧な表現を心がけましょう。
・「皆様方の益々のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます」等のエールを添えても良いでしょう。
・送別会を催して頂いた場合のお礼、仕事を引き継ぐ担当の紹介なども必要に応じて加えて下さい。

１頭語・結語

頭語（拝啓など）・結語（敬具など）には基本的なセットがあります。
「拝啓-敬具」「謹啓-謹白」の何れかをセットで使うのが一般的です。「拝啓−敬具」がもっとも一般的なもので、「謹啓-謹白」はあらたっまた表現となります。

２時候の挨拶

時候の挨拶は、その時期・気候などにあわせて選ぶとよいでしょう。暦を見て時期に当てはまっていれば使える「二十四節気」からくる時候の挨拶のほか、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という季節を問わないオールマイティーな時候の挨拶もあります。
≫時候の挨拶一覧表（別タブ）

◆相手を気遣う言葉

時候の挨拶に続けて「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と、このまま使うのがお勧めです。
「ご清祥」や「ご繁栄」などもありますが、個人・法人問わず使える「ご清栄」がオールマイティです。

３退職の報告とこれまでの感謝

退職の報告とともに、これまでの感謝の言葉を述べます。
退職理由などには触れずにシンプルにご挨拶すればよいでしょう。

このたび　○月○日をもって　○○○○を退職いたしました
在職中は温かいご指導とご厚情を賜り誠にありがとうございました
おかげをもちまして大過なく勤務することができました

このたび　○月○日をもって　○○○○を退職いたしました
在職中は温かいご厚情を賜り大過なく勤務できましたこと心より感謝申し上げます
皆様との出会いやこれまでの経験は大切な財産として胸に刻まれております

４今後の抱負とお力添えのお願い

◆結びの挨拶（相手の発展祈念など）

以下のようなフレーズを添えることが多いです。

末筆となりましたが皆様のご健勝とご多幸をお祈りいたしまして

５郵送での略儀にお詫び

郵送時は「本来なら直接訪問して挨拶すべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」等の形式的な一言で大丈夫です。

７日付・差出人

日付は、挨拶状を差し出す【月】までを記入します（例：令和○年○月）
個人名で出すのが一般的です。

退職理由について

退職理由の詳細は必要ありません

全く触れないか、「一身上の理由」とするのが一般的です。収入など待遇面の理由だったり、体調による退職など、プライベートな理由に敢えて触れる必要はありません。
また、退職理由の詳細や会社の悪口・非難などは、逆に自分の評判を傷付ける可能性もあります。後々の関係を良好に保つためにもネガティブな内容は避けた方が無難です。

ポジティブな退職理由ならOK

結婚や出産などによる退職や、目標に向けての準備などポジティブな理由であれば、今後の抱負とともにお伝えするのも良いでしょう。
親しい方々やお世話になっている方々と、明るい未来を共有するつもりでお伝えすべきかもしれません。

退職の挨拶状は誰に出す？

社外の方々へ向けて

親しくしていた担当者や、お世話になった取引先の方々へも送ると良いでしょう。
退職後も繋がりを続けたい方などへ、節目の挨拶が一言あるだけで、良好なお付き合いが継続しやすくなるでしょう。
また、退職が伝わっていない可能性のある方へも送ると丁寧です。

社内（上司・同僚など）へ向けて

お世話になった上司や先輩、同僚などへ、あらためて在職中のお礼をすると良いでしょう。退職後もつながりを大切にしたいと思う方には積極的に送るようにします。
この職場で得た経験や様々な想い出を振り返ったり、記憶に残っているプロジェクトなど、感謝を伝えたい相手を一人ひとり思い浮かべながら、丁寧に送る相手をリストアップしてみてください。その方だけに向けた特別な１枚を作ることもできます。

退職の挨拶状を送る時期（タイミング）はいつ？

退職後1ヶ月以内に送りましょう

退職挨拶状は退職後１ヶ月以内に送るのが一般的です。
退職から時間が経ち過ぎても失礼にあたるケースもあります。近く、転職や引越しの予定がある場合には、それらが済んで落ち着いてから、近況報告とともに挨拶状を出すという方法もあります。
※退職翌日に届くような早過ぎも印象がよくありません。

事前にお知らせ？

ネットなどでは、退職の一ヶ月前からお知らせするのがよいとされている解説を見ることもあります。
たしかに普段から業務上のお付き合いがある取引先や社内の方々へは、引き継ぎなども含めて、事前（一ヶ月前など）に退職する旨をお伝えする必要があります。
しかし、この連絡を「退職挨拶状」で行う必要はありません。在職中に社内外へ向けて「退職挨拶状」を出してしまうと混乱してしまうケースもあるので気を付けましょう。
退職挨拶状ではこれらの方々を含め、在職中にお伝えする機会の得にくい方や恩師、友人など、これかもお付き合いをお願いしたい方へ向けて、改めて在職中のお礼を伝える挨拶状になります。

退職挨拶状 マナーと注意事項

「さて 私こと（私儀）」について

「私こと」とは遜り（へりくだり・相手への謙遜）表現で、自分のことについてご挨拶する際に用いる表現です。
挨拶状では「私個人の事で恐縮ですが…」という謙遜の気持ちから、行末に下げるのが習わしになっています。
※慣れないかもしれませんが挨拶状では一般的な丁寧な表現ですので、ぜひ使っていきましょう。

平素は格別のご高配を賜り〜

前文に続く「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」の一文は、取引先など普段からお世話になっている方への挨拶です。 退職挨拶状で、社内の方へご挨拶する場合には相応しくありません。
出す相手など状況にあわせて使い分けて下さい。

句読点（、や。）は使わない

句読点は、古くは文章を上手く読めない人に対する補助的な記号として用いられたため、相手に失礼ということで使われていませんでした。
また、物事がスムーズ、途中で途切れないようにという願い、「縁を切る」などの連想を避けたい意味でも句読点を使わないという風習があります。読点の代わりにはスペース、句点の位置では改行するのが基本です。

段落落し（字下げ）は使わない

一般的な文章では、内容のかたまりをごとに段落で区切って、段落の最初を1文字分下げる「字下げ」のルールがありますが、退職の挨拶状には不要です。
字下げをしない理由は、句読点のときと同じく、毛筆での書き方が慣習として残っている、という説が伝えられています。 そのため、最上段から文章を書きはじめても問題ありません。

忌み言葉を使わない

繰り返しを連想させる言葉は避けます。損失・悪化を連想させる言葉もタブーです。
●重なる　●再び　●重ね重ね　●度々　●くれぐれも　●追って　●続いて　●潰れる　●倒れる　●終わる　●耐える　●傾く　●失う　●落ちる　●枯れる　●破れる　●壊れる　●詰まる　●負ける　●苦しい　●さびれる　●朽ちる　等
などは、避けた（言い換えた）方が良いでしょう。

≫句読点・頭語結語の詳しい解説※別タブ

退職の挨拶状ワンポイント

個人として出す（差出人は個人）

自分自身の感謝を伝えたり、個人として今後のお付き合いをお願いする挨拶状ですので、会社名で出したりしません。

連絡先も添えましょう

現在の連絡先（住所、電話番号、メールアドレス）など、今後もお付き合いしたい方へは挨拶状に添えておくと繋がりを継続しやすくなります。

つながっておく大切さ

これまでに培った人脈を新天地で活かすことができるよう、在職中にお世話になった方々に限らず、ご縁のあった方々には、挨拶状を送るようにしましょう。（今後の良い切っ掛けになることを願って）
少なくとも連絡した際に、協力的な態度で応じていただけるようなご挨拶をしておくと、後々の自分の仕事の幅や評価を高めてくれるかもしれません。

送別会などのお礼は？

退職にあたり送別会などを開いてもらった場合は、そのお礼も添えて送ると丁寧です。
退職の挨拶状というかたちでなくても、相手によっては「送別会」「記念品など餞別」のお礼状を送ることもできます。状況により、また相手により適した方法で挨拶することができます。

≫送別会のお礼状 文例集※別タブ