組織変更・業務提携の案内文テンプレート　挨拶状の書き方マナー・添削もお任せ

組織変更の挨拶状 基本的な文章構成と書き方

組織変更挨拶状の主な内容

事業拡大や業務効率化などの理由から組織変更が生じた場合には、お客様や取引先に新体制の報告を行います。
取り扱いサービスや、担当部署の変更などがあれば、新たな組織内容を速やかにお知らせする必要があります。
目的とメリットが相手にわかるように簡潔に書き、今後一層のお付き合いをお願いしましょう。

組織変更挨拶状の基本的な文章構成

1. 頭語・結語
2. 時候の挨拶・相手を気遣う言葉
3. 日頃のお礼の言葉
4. 組織変更のお知らせ（目的など）
5. 今後の抱負とご支援のお願い
6. 日付・差出人
7. 組織変更の詳細（別記が分かり易い）

１頭語・結語

頭語（拝啓など）・結語（敬具など）には基本的なセットがあります。
「拝啓-敬具」「謹啓-謹白」の何れかをセットで使うのが一般的です。「拝啓−敬具」がもっとも一般的なもので、「謹啓-謹白」はあらたっまた表現となります。

２時候の挨拶

時候の挨拶は、その時期・気候などにあわせて選ぶとよいでしょう。暦を見て時期に当てはまっていれば使える「二十四節気」からくる時候の挨拶のほか、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という季節を問わないオールマイティーな時候の挨拶もあります。
≫時候の挨拶一覧表（別タブ）

◆相手を気遣う言葉

時候の挨拶に続けて「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と、このまま使うのがお勧めです。
「ご清祥」や「ご繁栄」などもありますが、個人・法人問わず使える「ご清栄」がオールマイティです。

３日頃のお礼の言葉

「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」と、このままで大丈夫です。
ビジネス挨拶状は「会社」と「会社」の挨拶ですので、日頃のお付き合いに感謝を述べてから本題に入るのがマナーとなります。

４組織変更のお知らせ（目的など）

組織変更や業務提携のお知らせします。新しいサービス体制や変更後の情報、目的などを伝えます。

さて　弊社では　この度の組織改編に伴い　左記のとおり部署を再編いたしました

さて　この度　弊社では業務の細分化を図るため分社することといたしました
今後は新会社設立と部門移管を左記のとおり行いますのでご案内申し上げます

５今後の抱負とお力添えのお願い

抱負と今後のお願いは以下のように連続したフレーズにすることが多いです。

今後は皆様のご期待に添えますよう一層努力してまいる所存ですので
何とぞ倍旧のご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます

６日付・差出人

日付は、挨拶状を差し出す【月】までを記入します（例：令和○年○月）
会社名と代表取締役を差出人とするのが一般的です。

◆郵送での略儀にお詫び

郵送時は「本来なら直接訪問して挨拶すべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」等の形式的な一言で大丈夫です。

７組織変更の詳細は分かりやすく別記します

組織変更することを挨拶文でお知らせしたら、別記で変更の詳細などをご案内します。

　　　　　　　　　　記
旧組織　　営業部

新組織　　営業推進部
　　　　　　　〒171-0014 東京都豊島区池袋2-37-1 池袋山口ビル１F
　　　　　法人営業部
　　　　　　　〒171-0014 東京都豊島区池袋2-37-1 池袋山口ビル７F
　　　　　カスタマーセンター
　　　　　　　〒171-2511 東京都豊島区南池袋1569-5 ピーエムビル

A4三つ折り挨拶状で出す場合

A4三つ折り挨拶状もご用意

A4用紙を三つ折りにして長3封筒に入れる「A4三つ折り挨拶状」は、ビジネスライクかつフォーマルな通知やご案内に適しています。
上質紙（一般的な用紙）のほか、高級感のある大礼紙、伝統的な奉書紙、アラベール（上質なファインペーパー）などがお選びいただけます。

挨拶状レイアウト

タイトル・本文・書名（＋別記等）で構成される一般的な挨拶状レイアウトです。
封筒付きカード挨拶状と同様の構成・マナーでご挨拶きます。（A4挨拶状の方がビジネスライクな印象）

■挨拶状レイアウトの特徴
・楷書体・句読点なし
・段落無し
・横書きですが、挨拶状本来のマナーを踏まえた書き方
■挨拶状レイアウトなら
・横書きなので数字やアルファベットが読みやすい
・５枚組まで対応できます
などの使い方もできますので、状況に合わせてお使いください。

ビジネス文書レイアウト

「前付け」と呼ばれるヘッダー部分があるのが特徴、業務的な通知・お知らせ・ご案内に適しています。
会社からの一斉通知向けで、礼儀を正したご挨拶（いわゆる社交文書）は向きません。

■ビジネス文書レイアウトの特徴
・明朝体・句読点あり
・段落有り・無し（文章による）
・左上に「○○各位」から始まるスタイル
■ビジネス文書レイアウトなら
・横書きなので数字やアルファベットが読みやすい
・５枚組まで対応できます
などの使い方もできますので、状況に合わせてお使いください。

組織変更の挨拶状 マナーと注意事項

平素は格別のご高配を賜り〜

前文に続くご挨拶である「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」の一文。取引などでお世話になっている相手への挨拶ですが、合併でも使っていきましょう。
お世話になっている方、会社として取引きやお付き合いをお願いしたい方などへ向けた、正式な挨拶状に相応しいご挨拶の一文です。

句読点（、や。）は使わない

句読点は、古くは文章を上手く読めない人に対する補助的な記号として用いられたため、相手に失礼ということで使われていませんでした。
また、物事がスムーズ、途中で途切れないようにという願い、「縁を切る」などの連想を避けたい意味でも句読点を使わないという風習があります。読点の代わりにはスペース、句点の位置では改行するのが基本です。

段落落し（字下げ）は使わない

一般的な文章では、内容のかたまりをごとに段落で区切って、段落の最初を1文字分下げる「字下げ」のルールがありますが、組織変更の挨拶状には不要です。
字下げをしない理由は、句読点のときと同じく、毛筆での書き方が慣習として残っている、という説が伝えられています。 そのため、最上段から文章を書きはじめても問題ありません。

誤字・脱字に気を付ける

組織変更の挨拶状は、企業の最重要局面をお知らせする格式の高い挨拶状です。
挨拶文の誤字脱字には細心の注意を払う必要があります。組織変更後の新体制なども間違えないように複数人でチェックするくらいの細心の注意を払う必要があります。
宛名の誤入力にも気を付けましょう（プリントメイトの宛名印刷は１件ずつ目視確認しております）

忌み言葉を使わない

衰退・倒産を連想させる言葉は避けます。損失・悪化を連想させる言葉もタブーです。
●潰れる　●倒れる　●閉じる　●終わる　●耐える　●傾く　●失う　●落ちる　●枯れる　●破れる　●壊れる　●詰まる　●負ける　●苦しい　●さびれる　●朽ちる　●燃える　等
などは、避けた（言い換えた）方が良いでしょう。

≫句読点・頭語結語の詳しい解説※別タブ

組織変更の挨拶状 ワンポイント

挨拶状のタイトルを付けましょう

「組織変更のお知らせ」「部署再編のお知らせのお知らせ」などのタイトルを付けると、一段と分かりやすい挨拶状になります。引き継ぎの諸情報を別記することによって、
■「タイトル＋別記」で組織変更の確実な案内
■丁寧な挨拶文で皆様への感謝と今後のご厚誼のお願い
と、それぞれを際立たせた挨拶状が完成します。

三つ折りカード挨拶状もご用意できます

「組織変更」に加えて、「社長交代に伴う新旧社長のの連名挨拶」であるとか、「組織変更」と併せて「役員改選」や「事務所移転」を行う場合に適した、三つ折りカード挨拶状を使うこともできます。 （１）前社長の挨拶、（２）新任社長の挨拶、（３）組織変更の概要を、３面に分けて書くことができます。

しっかりサポートする安心感

体制が変わっても、これまでと同様のサポートが継続する安心感を伝えましょう。
これからも、「万全のサポートをする」「これまで以上のサービスを提供する」など、丁寧な対応をお約束することで従来通りの信頼関係を継続していただくことができます。