支店・営業所統廃合の挨拶状テンプレート例文　引き継ぎの挨拶文など書き方や添削もお任せ

支店統廃合挨拶状の書き方・基本構成

支店統廃合挨拶状の基本的な文章構成

1. 頭語・結語
2. 時候の挨拶・相手を気遣う言葉
3. 日頃のお礼の言葉
4. 支店の廃止・統合の報告（目的や感謝）
5. 今後の抱負とご支援のお願い
6. 日付・差出人
7. 引き継ぎなどの詳細（別記が分かり易い）

１頭語・結語

頭語（拝啓など）・結語（敬具など）には基本的なセットがあります。
「拝啓-敬具」「謹啓-謹白」の何れかをセットで使うのが一般的です。「拝啓−敬具」がもっとも一般的なもので、「謹啓-謹白」はあらたっまた表現となります。

２時候の挨拶

時候の挨拶は、その時期・気候などにあわせて選ぶとよいでしょう。暦を見て時期に当てはまっていれば使える「二十四節気」からくる時候の挨拶のほか、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という季節を問わないオールマイティーな時候の挨拶もあります。
≫時候の挨拶一覧表（別タブ）

◆相手を気遣う言葉

時候の挨拶に続けて「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と、このまま使うのがお勧めです。
「ご清祥」や「ご繁栄」などもありますが、個人・法人問わず使える「ご清栄」がオールマイティです。

３日頃のお礼の言葉

「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」と、このままで大丈夫です。
ビジネス挨拶状は「会社」と「会社」の挨拶ですので、日頃のお付き合いに感謝を述べてから本題に入るのがマナーとなります。

４支店の廃止・統合の報告（目的や感謝）

支店の廃止や統合のお知らせします。新しいサービス体制や引継ぎ、これまでのご愛顧への感謝などを添えてもよいでしょう。

このたび　弊社では△△支店を閉鎖いたし　○○支店に統合することとなりました
ご愛顧いただきました皆様には心より感謝申し上げます

このたび　弊社は経営合理化のため　○月○日をもって△△支店を閉鎖することとなりました
これに伴いまして　△△支店の業務は△△支店が引き継がせていただきます

５今後の抱負とお力添えのお願い

抱負と今後のお願いは以下のように連続したフレーズにすることが多いです。

〓 幅広く使える例 〓
今後は新体制にて皆様を全力でサポートしてまいりますので
変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます

〓 具体的な例 〓
今後は左記のとおり○○営業所が万全のをサポートしてまいります
何とぞ変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます

６日付・差出人

日付は、挨拶状を差し出す【月】までを記入します（例：令和○年○月）
会社名と代表取締役（または支店長）を差出人とするのが一般的です。

◆郵送での略儀にお詫び

郵送時は「本来なら直接訪問して挨拶すべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」等の形式的な一言で大丈夫です。

７引き継機の詳細は分かりやすく別記します

支店の統廃合を挨拶文でお知らせしたら、別記で「引き継ぎの詳細」などをご案内します。

　　　　　記
引き継ぎ支店
　株式会社○○○○　○○支店
　住　所　〒171-0014 東京都豊島区豊島丘1-2-3
　電　話　03-5911-4811
　ＦＡＸ　03-5911-4815
　引き継ぎ　令和○年○月○日（○曜日）

支店統廃合の挨拶状を送る時期（タイミング）はいつ？

１ヶ月前には届けましょう

支店統廃合の挨拶状は、統合日・閉鎖日の１ヶ月前には相手に届くようにすると良いでしょう。
取引きやサービスの窓口が変更となるご案内ですから、連絡先や納品・請求・電話・メールなど、様々な変更があるはずです。スムーズな取引き継続のためにも早めにお知らせする必要があります。

「吉日」などのへの配慮もマナー

投函日までの余裕があれば、今後の更なる発展を祈念し「大安や一粒万倍日」などの吉日に出すとよいと思います（投函日を指定できますのでご利用ください）
縁起の良い日（吉日）を選んで出すという、挨拶状特有の習慣も意識しながら支店開設後の安泰を願というのもマナーのひとつです。

≫挨拶状を会社で作る事前準備※別タブ

住所録の事前準備⇒挨拶文⇒印刷⇒宛名⇒封入⇒投函までサポート

A4三つ折り挨拶状で出す場合

A4三つ折り挨拶状もご用意

A4用紙を三つ折りにして長3封筒に入れる「A4三つ折り挨拶状」は、ビジネスライクかつフォーマルな通知やご案内に適しています。
上質紙（一般的な用紙）のほか、高級感のある大礼紙、伝統的な奉書紙、アラベール（上質なファインペーパー）などがお選びいただけます。

挨拶状レイアウト

タイトル・本文・書名（＋別記等）で構成される一般的な挨拶状レイアウトです。
封筒付きカード挨拶状と同様の構成・マナーでご挨拶きます。（A4挨拶状の方がビジネスライクな印象）

■挨拶状レイアウトの特徴
・楷書体・句読点なし
・段落無し
・横書きですが、挨拶状本来のマナーを踏まえた書き方
■挨拶状レイアウトなら
・横書きなので数字やアルファベットが読みやすい
・５枚組まで対応できます
などの使い方もできますので、状況に合わせてお使いください。

ビジネス文書レイアウト

「前付け」と呼ばれるヘッダー部分があるのが特徴、業務的な通知・お知らせ・ご案内に適しています。
会社からの一斉通知向けで、礼儀を正したご挨拶（いわゆる社交文書）は向きません。

■ビジネス文書レイアウトの特徴
・明朝体・句読点あり
・段落有り・無し（文章による）
・左上に「○○各位」から始まるスタイル
■ビジネス文書レイアウトなら
・横書きなので数字やアルファベットが読みやすい
・５枚組まで対応できます
などの使い方もできますので、状況に合わせてお使いください。

支店統廃合挨拶状のマナーと注意事項

平素は格別のご高配を賜り〜

前文に続くご挨拶である「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」の一文。取引などでお世話になっている相手への挨拶ですが、支店開設でも使っていきましょう。
お世話になっている方、会社として取引きやお付き合いをお願いしたい方などへ向けた、正式な挨拶状に相応しいご挨拶の一文です。

句読点（、や。）は使わない

句読点は、古くは文章を上手く読めない人に対する補助的な記号として用いられたため、相手に失礼ということで使われていませんでした。
また、物事がスムーズ、途中で途切れないようにという願い、「縁を切る」などの連想を避けたい意味でも句読点を使わないという風習があります。読点の代わりにはスペース、句点の位置では改行するのが基本です。

段落落し（字下げ）は使わない

一般的な文章では、内容のかたまりをごとに段落で区切って、段落の最初を1文字分下げる「字下げ」のルールがありますが、支店統廃合の挨拶状には不要です。
字下げをしない理由は、句読点のときと同じく、毛筆での書き方が慣習として残っている、という説が伝えられています。 そのため、最上段から文章を書きはじめても問題ありません。

誤字・脱字に気を付ける

支店統廃合の挨拶状は、取引先や協力会社・顧客の皆様へ、販売地域やサービスエリア変更、そして更なるお客様の利便性やサービス強化を伝える大切な挨拶状です。
相手に失礼のないよう、誤字脱字には細心の注意を払う必要があります。特に相手の会社名・氏名・住所は間違えないように、複数人でのチェックなど細心の注意を払う必要があります。（プリントメイトの宛名印刷は１件ずつ目視確認しております）

忌み言葉を使わない

衰退・倒産を連想させる言葉は避けます。損失・悪化を連想させる言葉もタブーです。
●潰れる　●倒れる　●閉じる　●終わる　●耐える　●傾く　●失う　●落ちる　●枯れる　●破れる　●壊れる　●詰まる　●負ける　●苦しい　●さびれる　●朽ちる　●燃える　等
などは、避けた（言い換えた）方が良いでしょう。

≫句読点・頭語結語の詳しい解説※別タブ

支店開設挨拶状のワンポイント

挨拶状のタイトルを付けましょう

「支店統合のお知らせ」「営業所再編のお知らせ」などのタイトルを付けると、一段と分かりやすい挨拶状になります。引き継ぎの諸情報を別記することによって、
■「タイトル＋別記」で支店統合の確実な案内
■丁寧な挨拶文で皆様への感謝と今後のご厚誼のお願い
と、それぞれを際立たせた挨拶状が完成します。

地図を積極利用しましょう

GoogleMapがあるのに必要なのかというご意見はごもっともですが、地図入れにより挨拶状の完成度が上がりますので、好印象に繋がるはずです。
また、文字だけでなく、地図を見てもらうことで「このあたりなのか」と当りが付けて頂くことができます。
場所の周知という意味では十分な効果だと思います。

しっかりサポートする安心感

担当支店が変わっても、これまでと同様のサポートが継続する安心感を伝えましょう。
引き継ぎ支店が、「万全のサポートをする」「これまで以上のサービスを提供する」など、丁寧な対応をお約束することで従来通りの信頼関係を継続していただくことができます。