納品に関するお詫び状の書き方とマナー　文例を選んで１枚から即日印刷・当日発送可

ビジネスでのお詫び状の書き方とマナー

お詫び状について

クライアントや取引先とトラブルが発生した場合はすみやかに謝罪し、誠意を伝えるお詫び状を送ります。
落ち度を認めてお詫びし、今後の対処方法や再発防止策を伝えます。
対面や電話で謝罪をしてから、あらためてお詫び状を送ると良いでしょう。

基本的な文章構成

１ 頭語、日頃の厚誼に対する感謝など
頭語は「拝啓」や、より丁寧な印象の「謹啓」を使うと良いでしょう。
お詫び状は「お詫び文がメイン」でなければなりません。しかも急を要する内容ですから、前文を長々と書いて悠長なイメージに見えてしまうのは印象がよくありません。
トラブルの内容によっては前文を省いて謝罪から入ることさえありますので、前文は簡素にして先ずはこちらの過失を速やかにお詫びをすることが大切です。

２ お詫びの言葉
まず、「ご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ありませんでした」など、お詫びの言葉を述べましょう。
必要に応じてはその時の状況やミスの原因も説明できれば、お詫びとして腑に落ちやすいと思います。
もし、原因が解明していない状態であれば、調査中とし、後日改めて原因を伝えるようにしましょう。
とにかく事実を伝えることが重要です。

３ 反省と相手の寛容に対する感謝
「もう少し〜していれば」「自覚・チェックが足りなかった」「取り返しのつかないことをしてしまったと深く反省しております」などの悔いとともに「謝罪を受け入れて下さったこと」「お叱りをくださいまして」など相手の行動や発言の妥当性や場合によっては感謝を述べると良いでしょう。
相手に非が無いことを明確にし、心からお詫びしているという姿勢を示したいものです。

４ 今後の誓いと再発防止
「今後は二度とこのようなご迷惑をおかけすることのないよう万全を〜」「今後は気を引き締めて精進して参ります」など、これからミスを繰り返さないことを誓う決意を表しましょう。
トラブルの原因次第では「チェック体制を拡充し」「作業工程を見直し」などの、再発防止策にも触れておくと今後の取引上の不安が減らせると思います。

５ 再度お詫びの言葉、結語
「どうかお許しくださいますよう心よりお願い申し上げます」「何卒ご寛恕のほどお願い申し上げます」「まずは書面にてお詫び申し上げます」など、最後にお詫びの言葉で結ぶようにします。
結語は、頭語との組み合わせで「敬具」「謹白」「敬白」など、頭語に対応する語で結びます。

郵送での略儀

郵送時は「本来なら直接訪問してお詫びすべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってお詫び申し上げます」等の一言で大丈夫です。
場合によっては、「後日改めてお詫びに伺いますが〜」として、今回は書面でのお詫びを取り急ぎさせていただきましたとします。

ビジネスでのお詫び状を送るタイミングはいつ？

お詫び状は、トラブルが発生したらできるだけ早く出すことが肝心です。
自社にミスがあるか明確でない場合は、明確になるまで出す必要はありませんが、もし自社が原因であると判明したら、すぐに送る必要があります。
現実的な流れとしてトラブル発生時は、まずは担当者、責任者による対面もしくは電話での謝罪が行われ、一旦解決を図るはずです。
お詫び状は、改めての謝罪と原因、今後の対策を明記するための手段ですので、それらに先んじて出すことはありません。
もし、自社に非がない場合に安易に謝罪をしてしまうと、自社の立場を不利にする可能性があります。
お詫びは自社に原因があったと明確になってからすぐに出しましょう。

ビジネスでのお詫び状のポイント

わかりやすく正しく原因を説明する

お詫び状はこちらの非を認める正式な文章です。
言い逃れや嘘は書かないように注意してください。
だらだらと弁解せず、一方的な釈明をしないようにしましょう。素直に非を認めて謝罪することが大切です。
事実を丁寧に伝え、どうしてそうなったのか原因を簡潔に書きましょう。

トラブルの原因究明と再発防止

お詫び状は大抵の場合、双方の合意にてトラブルが収束へ向かうタイミングで出すようになると思われます。
言わば、トラブルのおさらい的な役目を果たすことになります。
ですので、お詫び状には今後の再発防止に向けた原因究明と防止策を提示して、二度と同じトラブルは起こらないという安心をお約束する役目もあります。
今後も引き続き取引をして頂くためにも、真摯な謝罪とともに、具体的で効果的な解決策を提示するようにしましょう。

責任者名義で出します（担当者の連絡先も忘れずに）

謝罪に際し、担当者レベルでやりとりしていたとしても、「お詫び状」ということになれば会社として謝罪することになりますので、責任者の了承を取ってから会社の代表もしくは責任者の名義で出すことになります。
また、実際のやりとりを行った窓口となる担当者がいる場合には、担当者の名前と連絡先も入れておくとよいでしょう。