納品に関するお詫び状の書き方とマナー　文例を選んで１枚から即日印刷・当日発送可

誤送 A （不手際・確認依頼）#1

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品誤送のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社商品をご購入いただきまして誠にありがとうございました 到着したお荷物の中身がご注文商品と異なっている件でございますが 早速社内で確認調査したところ　出荷作業時の不手際による誤送であることが判明いたしました 正しいご注文商品は本日出荷いたしましたので　お手数ですが到着次第ご確認をお願いいたします この度は多大なご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした このようなことが二度と起こらないように　早速再発防止に取り組んでまいりますので 今回に限りましてはご容赦くださいますようお願い申し上げます 取り急ぎ書中にてご報告とお詫びを申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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A4三つ折り

誤送 B （不手際・対応依頼）#2

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品誤送のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　日頃より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて　このたび弊社の不手際により　ご注文と異なる商品を納品いたしましたこと心よりお詫び申し上げます 本日 ご注文いただきました正しい商品を○月○日必着にて出荷したしました 誤送品は納品時にお引き取りいたしますので　お手数ですがご対応いただきますようお願い申し上げます 今後は二度とこのような不手際がないよう　社員一同気を引き締めて確認を周知徹底いたします どうか　今後とも変わらぬお引き立てのほど　よろしくお熊い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫びと出荷手配のご連絡申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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誤送 C （不手際・返送依頼）#3

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品誤送のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　このたび弊社より納品された「○○○○」がご注文商品と異なっていたとのこと 社内で確認いたしましたところ　ご指摘のとおり誤った商品を出荷していたことが判明いたしました 弊社の不手際により　多大なるご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした 本日ご注文どおりの商品をお送りいたしますので　お手数ですが再度お受取り手続きをお願い申し上げます なお　誤送品は送料を弊社負担にてご返品くださいますようお願い申し上げます 今後はこのようなことがないよう　再発防止に努めてまいりますので 何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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誤送 D （弊社誤り・回収用封筒）#4

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品誤送のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　日頃よりご愛顧いただき誠にありがとうございます さて　○月○日ご注文の「○○○○」ですが　ご指摘のとおり弊社の誤りで別の商品をお送りしておりました 誠に申し訳ございませんでした　心よりお詫び申し上げます 早速「○○○○」をあらためてお送りいたしましたのでご検収くださいませ 今後は二度とこのようなことの無いよう充分注意を払いますので 今回の件につきましてはご容赦くださいますようお願い申し上げます また　大変恐縮ですが誤送品は同封の回収用封筒に入れてご返送いただきますようお願い申し上げます 取り急ぎお詫びと手配のご報告をさせていただきます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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誤送 E （社内調査・商品違い）#5

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品誤送のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます この度は弊社の手違いによる誤納品にて　多大なご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした 直ちに社内調査を行いましたところ　出荷伝票の発行作業に手違があったことが判明いたしました 早速正しい商品の手配と誤納品分の回収手配を済ませましたのでご報告申し上げます 今後はこのようなことが無いよう細心の注意を払いますので　今回に限りお許しくださいますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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誤送 F （社内調査・出荷先違い１）#6

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品誤送のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます 先日　貴社より納品予定の商品が未着との知らせをうけ　早速調査したところ 弊社の手違いにより該当商品が誤送されていた事が判明いたしました 本日　貴社宛てに同じ商品を出荷いたしましたので　ご検収くださいますようお願い申し上げます このたびは誤送により納期が遅れるなど　多大なご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした 今後は作業手順の見直しなどの再発防止策を徹底してまいりますので　今回限りはご容赦くださいますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び並びに出荷手配のご報告申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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誤送 G （社内調査・出荷先違い２）#7

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品誤送のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　日頃よりご愛顧くださいまして厚く御礼申し上げます ご連絡いただいておりました弊社からの配送商品の件ですが 調べたところ貴社からのご注文とは関係のない誤送品でございました 大変申し訳ございませんでした 迷惑をおかけいたしますが　誤送品は配送業者が回収するよう手配いたしましたので それまでの間は荷物をお預かりいただけますようお願い申し上げます 今後はこのような間違いが起こらないよう　厳重注意のもと出荷作業をしてまいりますので 今回の件は何卒ご容赦くださいまうようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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未着 A （不手際・急遽出荷）#8

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品未着のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます さて　○月○日にご注文の商品○○○○が未着とのこと　早速社内で調査したところ ○○○○の不手際で出荷されていないことが判明いたしました 急遽出荷いたしましたが　貴社到着は○月○日となる見込みです お急ぎのところ　多大なるご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした 今後はこのようなことの無いよう　再発防止策に万全の注意を払いますので 今回の件はご容赦くださいますようお願い申し上げます 取り急ぎお詫びと出荷手配のご連絡をさせていただきます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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未着 B （調査中・商品を再出荷）#9

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品未着のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて　この度は弊社より納品予定の○○○○が未着とのこと　大変ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございません 早速荷物を追跡したところ　弊社からの出荷は確認できましたが配送業者の中継地点で「調査中」となっております 配送中に何らかの事故があったものと推察されますが　現在詳細を調査中でございます 弊社の対応といたしましては　商品の納期を最優先に考え　本日新たに同じ商品を再出荷させていただきました 先行出荷分につきましては　弊社にて配送業者への手配を引き継ぎますので 貴社におかれましては再出荷商品のお受取りをお願い申し上げます 今後とも何卒お引き立てくさだいますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてご報告させていただきます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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未着 C （原因調査中・今しばらく）#10

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品未着のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　日頃より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて　○月○日ご注文の○○○○が　未だ納品されていないとのこと　誠に申し訳ございません 早速社内で調査したところ　弊社から配送会社へは○月○日に出荷済みであることが確認されました 現在配送会社に調査依頼中でございまして　結果がわかり次第あらためてご報告させていただきます お急ぎのところ大変ご迷惑をおかけいたしますが　今しばらくお時間をいただきたくお願い申し上げます 取り急ぎ書中にてお詫びと経過報告をさせていただきます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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納期延期 A （出荷済み・予想以上）#11

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫納期遅延のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社商品をお買い上げいただき誠にありがとうございました 長らくお待たせしておりましたが　このたび商品の出荷を済ませましたのでお知らせ申し上げます 予想以上の反響に生産が間に合わず　納期が遅れまして大変申し訳ございませんでした 事前に十分な知らせができずにご迷惑をおかけいたしましたが 今後はこのようなことが無いよう　管理体制を徹底してまいりますので 今後ともお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます まずは取り急ぎお詫び並びに商品発送のご報告をさせていただきます　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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納期延期 B （本日出荷・予想以上）#12

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫納期遅延のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　このたびは弊社商品をお買い上げいただき誠にありがとうございます ○○○○の納期が遅延しいる件ですが　誠に申し訳ございません 予想以上の売れ行きに生産が追いつかず　急遽生産体制を強化して対応しておりましたが　本日ようやく出荷することができました 今後はこのようなことが無いよう　販売方法の見直しや更なる生産体制強化に取り組んでまいりますので これからも末永くご愛顧くださいますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ商品発送のご報告とお詫びを申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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納期延期 C （順次出荷・好評にて）#13

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫納期遅延のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます さて　○月○日ご注文の○○○○の納品が遅れている件ですが　ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません 予想以上の好評を得て　急遽増産いたしましたが生産が間に合わない状態でございました この度　ようやく準備が整い　順次出荷してまいりますのでよろしくお願い申し上げます 今後はこのようなことの無いよう　生産体制の見直しも含め一層のサービス向上に努めてまいりますので 引き続きお引き立てくださいますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫びと商品発送のご報告を申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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納期延期 D （あと○日・SNSの反響）#14

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫納期遅延のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社商品をお買い上げいただきまして誠にありがとうございます さて　先日ご注文頂いた○○○○の納期が大変遅れておりまして誠に申し訳ございません 皆様には多大なご迷惑をお掛けいたしまして心よりお詫び申し上げます 現在○○○○は　SNSなどの反響で注文が殺到しており生産が追い付いておりません ２４時間体制で工場を稼働しておりますが　状況改善までは今しばらくかかるものと思われます 見込みでは　あと○○日程度必要だと考えております 出荷準備が整いましたら　あらためてご連絡申し上げますので　ご理解の程よろしくお願い申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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ビジネスでのお詫び状の書き方とマナー

お詫び状について

クライアントや取引先とトラブルが発生した場合はすみやかに謝罪し、誠意を伝えるお詫び状を送ります。
落ち度を認めてお詫びし、今後の対処方法や再発防止策を伝えます。
対面や電話で謝罪をしてから、あらためてお詫び状を送ると良いでしょう。

基本的な文章構成

１ 頭語、日頃の厚誼に対する感謝など
頭語は「拝啓」や、より丁寧な印象の「謹啓」を使うと良いでしょう。
お詫び状は「お詫び文がメイン」でなければなりません。しかも急を要する内容ですから、前文を長々と書いて悠長なイメージに見えてしまうのは印象がよくありません。
トラブルの内容によっては前文を省いて謝罪から入ることさえありますので、前文は簡素にして先ずはこちらの過失を速やかにお詫びをすることが大切です。

２ お詫びの言葉
まず、「ご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ありませんでした」など、お詫びの言葉を述べましょう。
必要に応じてはその時の状況やミスの原因も説明できれば、お詫びとして腑に落ちやすいと思います。
もし、原因が解明していない状態であれば、調査中とし、後日改めて原因を伝えるようにしましょう。
とにかく事実を伝えることが重要です。

３ 反省と相手の寛容に対する感謝
「もう少し〜していれば」「自覚・チェックが足りなかった」「取り返しのつかないことをしてしまったと深く反省しております」などの悔いとともに「謝罪を受け入れて下さったこと」「お叱りをくださいまして」など相手の行動や発言の妥当性や場合によっては感謝を述べると良いでしょう。
相手に非が無いことを明確にし、心からお詫びしているという姿勢を示したいものです。

４ 今後の誓いと再発防止
「今後は二度とこのようなご迷惑をおかけすることのないよう万全を〜」「今後は気を引き締めて精進して参ります」など、これからミスを繰り返さないことを誓う決意を表しましょう。
トラブルの原因次第では「チェック体制を拡充し」「作業工程を見直し」などの、再発防止策にも触れておくと今後の取引上の不安が減らせると思います。

５ 再度お詫びの言葉、結語
「どうかお許しくださいますよう心よりお願い申し上げます」「何卒ご寛恕のほどお願い申し上げます」「まずは書面にてお詫び申し上げます」など、最後にお詫びの言葉で結ぶようにします。
結語は、頭語との組み合わせで「敬具」「謹白」「敬白」など、頭語に対応する語で結びます。

郵送での略儀

郵送時は「本来なら直接訪問してお詫びすべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってお詫び申し上げます」等の一言で大丈夫です。
場合によっては、「後日改めてお詫びに伺いますが〜」として、今回は書面でのお詫びを取り急ぎさせていただきましたとします。

ビジネスでのお詫び状を送るタイミングはいつ？

お詫び状は、トラブルが発生したらできるだけ早く出すことが肝心です。
自社にミスがあるか明確でない場合は、明確になるまで出す必要はありませんが、もし自社が原因であると判明したら、すぐに送る必要があります。
現実的な流れとしてトラブル発生時は、まずは担当者、責任者による対面もしくは電話での謝罪が行われ、一旦解決を図るはずです。
お詫び状は、改めての謝罪と原因、今後の対策を明記するための手段ですので、それらに先んじて出すことはありません。
もし、自社に非がない場合に安易に謝罪をしてしまうと、自社の立場を不利にする可能性があります。
お詫びは自社に原因があったと明確になってからすぐに出しましょう。

ビジネスでのお詫び状のポイント

わかりやすく正しく原因を説明する

お詫び状はこちらの非を認める正式な文章です。
言い逃れや嘘は書かないように注意してください。
だらだらと弁解せず、一方的な釈明をしないようにしましょう。素直に非を認めて謝罪することが大切です。
事実を丁寧に伝え、どうしてそうなったのか原因を簡潔に書きましょう。

トラブルの原因究明と再発防止

お詫び状は大抵の場合、双方の合意にてトラブルが収束へ向かうタイミングで出すようになると思われます。
言わば、トラブルのおさらい的な役目を果たすことになります。
ですので、お詫び状には今後の再発防止に向けた原因究明と防止策を提示して、二度と同じトラブルは起こらないという安心をお約束する役目もあります。
今後も引き続き取引をして頂くためにも、真摯な謝罪とともに、具体的で効果的な解決策を提示するようにしましょう。

責任者名義で出します（担当者の連絡先も忘れずに）

謝罪に際し、担当者レベルでやりとりしていたとしても、「お詫び状」ということになれば会社として謝罪することになりますので、責任者の了承を取ってから会社の代表もしくは責任者の名義で出すことになります。
また、実際のやりとりを行った窓口となる担当者がいる場合には、担当者の名前と連絡先も入れておくとよいでしょう。